Resmi yazışmaların “sayı” bölümünde kullanılan Haberleşme Kodları, resmi yazının hazırlanmış olduğu birimin sırasıyla devlet teşkilatı içerisinde bulunduğu erki (yasama/yürütme/yargı), bu erk içerisindeki kurumunu, kurumun alt birimini ve varsa daha alt birimleri göstermektedir. Bu nedenle devlet teşkilatında meydana gelen değişikliklere paralel olarak değişmektedir. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün Haberleşme Kodu, Başbakanlığa bağlı iken “B.02.1.KYK” iken Gençlik ve Spor Bakanlığına bağlandığında “B.20.1KYK” şeklinde değişmiştir.

Günümüzde kamu kurum ve kuruluşları tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) içerisinde, resmi yazıların değişken nitelikte olan Haberleşme Kodlarına dayalı olarak üretilmesi ve arşivlenmesi elektronik ortamda problemler oluşturmaktadır. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün elektronik belge arşivini “B.02.1.KYK” koduna dayalı olarak oluşturmuş olduğu düşünülürse Haberleşme Kodunun “B.20.1KYK” şeklinde değiştirildiğinde arşiv kayıtlarına erişim ortadan kalkacaktır.

Bu nedenle DTVT’de yer alan tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tekil ve değişmez (unique) nitelikte İdari Birim Kimlik Kodları tanımlanmıştır. Bu kodlar vatandaşlarımız için tanımlanan T.C. Kimlik Numaralarına benzemektedir.

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, resmi yazıların “sayı” bölümünde Haberleşme Kodlarının Kullanımı yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasına karar verilmiştir.

Bu kapsamda tüm kurum ve kuruluşlara gönderilen resmi yazı ile İdari Birim Kimlik Kodlarının Kullanılma Esasları açıklanmış ve değişikliğin, EBYS kullanan kurumlarda en kısa süre içerisinde (yıl sonu beklenilmeksizin), EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlar içinse en geç 01/01/2013 tarihi itibariyle hayata geçirilmesi gerektiği bildirilmiştir.

Tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tanımlanmış olan İdari Birim Kimlik Kodlarına “dtvt.basbakanlik.gov.tr” internet adresinden ulaşılabilir.

Önemle Duyurulur.